下面這些要點(diǎn)會幫助你主持的會議更為有效。

一、 會前準(zhǔn)備

1、確定會議是否必要。能否通過其他方式使會議準(zhǔn)備解決的問題更有效地獲得解決？


2、確定會議的目的。你試圖達(dá)成什么樣的結(jié)果？會議準(zhǔn)備做出什么樣的決定？準(zhǔn)備取得什么的行動(dòng)方案？


3、準(zhǔn)備議事日程。列出與會議目的有關(guān)的項(xiàng)目。依重要程度進(jìn)行項(xiàng)目排序。把有關(guān)項(xiàng)目歸并為一組。限定每個(gè)項(xiàng)目的商議時(shí)間。


4、收集所有與會議所議項(xiàng)目有關(guān)的信息。如果太長、太多，將其要點(diǎn)摘錄出來。


5、會前將會議議事日程和整理好的文件在與會人中間傳閱。


6、根據(jù)要討論的問題限定與會人員。


7、在正式開會之際，查看一下是否有新的信息。如果有，需簡要告訴大家。

二、會議期間控制


1、敘述會議的目的。


2、核對并記錄與會者。


3、根據(jù)議事日程順序提出每個(gè)項(xiàng)目，然后進(jìn)行討論，征求有關(guān)與會者的意見。


4、給每一個(gè)人表述自己意見的機(jī)會。


5、控制討論過程。如果發(fā)生與論題無關(guān)或深入到不必要的細(xì)節(jié)上，應(yīng)及時(shí)引導(dǎo)到議題本身。


6、如果討論變得復(fù)雜，出現(xiàn)各種不同的見解時(shí)，你要根據(jù)自己的理解將各種觀點(diǎn)加以概括。


7、堅(jiān)持預(yù)定的時(shí)間，不要拖延。


8、在每個(gè)項(xiàng)目討論結(jié)束后加以概括，以便決策或達(dá)成結(jié)論。


9、在會議結(jié)束時(shí)，對已取得的結(jié)果進(jìn)行概括。如確有必要進(jìn)一步討論，可以推遲到下一次會議。


10、確定下次會議的議題和時(shí)間。

三、會后工作


1、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確。會議中所形成的決策要突出承擔(dān)行動(dòng)的責(zé)任人姓名、時(shí)間及標(biāo)準(zhǔn)。表明下次會議的日期和時(shí)間。


2、根據(jù)會議，對執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督和檢查。