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  如何舉辦企業(yè)年終答謝會?
   
 
  發(fā)布日期:2010年01月04日 瀏覽( )次

    元旦春節(jié)將至,企業(yè)又要面對一年一度的年終答謝會,公司老總們就像葉圣陶老先生在《糶米》里所描述的賣米農(nóng)民一樣,不管今年收成怎樣,米價如何,賣完了米總得買點(diǎn)兒花生米、沽點(diǎn)兒老黃酒犒勞一下經(jīng)銷商、代理商、零售商,還有那些讓人偶爾感到頭疼的政府職能部門負(fù)責(zé)人。

時機(jī)選擇費(fèi)思量

●全年銷售回款之前與之后開會的權(quán)衡比較

    一般來講,在全年銷售回款完成之前開會,可以給經(jīng)銷商予壓力,使其在最后一個月押筆貨,跳起來摘葡萄,完成全年銷量目標(biāo)。這種做法,勢必會導(dǎo)致經(jīng)銷商為能拿到年度獎勵,超負(fù)荷進(jìn)貨,事實(shí)上只是做了一個搬家的工作,即把產(chǎn)品由廠家倉庫搬到經(jīng)銷商倉庫而已,如果經(jīng)銷商在春節(jié)旺季過后仍無法消耗這批超量產(chǎn)品就會反過來給廠家施加壓力,要求退貨或給予降價補(bǔ)償,這種現(xiàn)象尤見于消費(fèi)類產(chǎn)品,到頭來付出最多的還是廠家。如果是全年實(shí)際回款完成后開答謝會,就可以避免上述現(xiàn)象發(fā)生,使公司對經(jīng)銷商的兌現(xiàn)更公正,但可能由于回款時限問題,一般即使是運(yùn)作良好的購銷關(guān)系,對重點(diǎn)客戶的回款也無法做到現(xiàn)款現(xiàn)貨,賬期可能從幾天甚至到3個月,如待回款之后開會可能會錯過時機(jī)。

●下一年度計劃制訂之前與之后開會的權(quán)衡比較

    如果在下一年度計劃制訂前開會,經(jīng)銷商最關(guān)心的投入和兌現(xiàn)政策可能尚未最后敲定,無法宣布政策或宣布政策有誤,從而引起很多猜測,同時也會造成主要業(yè)務(wù)執(zhí)行人對下一年度工作執(zhí)行上的誤解。筆者曾見到某公司在答謝會上宣布的經(jīng)銷政策與會后實(shí)際執(zhí)行的要求不一致,導(dǎo)致了市場上不必要的糾紛。再者,保密工作要求也相對較高。相反,選擇計劃出臺后開會就可以避免上面的問題,但又可能產(chǎn)生新的問題,如會議會拖到元旦春節(jié)之后,使消費(fèi)品企業(yè)白白丟失了節(jié)日市場銷量。另外,企業(yè)答謝會時間開得越晚,經(jīng)銷商的心態(tài)就越不穩(wěn)定。曾經(jīng)有個企業(yè),因為自己的答謝會開得很晚,而競爭廠家先開會宣布了政策,使本企業(yè)原來的經(jīng)銷商誤認(rèn)為公司準(zhǔn)備來年撤退,于是投奔了競爭廠家。


●元旦春節(jié)之前與之后開會的權(quán)衡比較

    對于消費(fèi)品經(jīng)銷商和企業(yè)來講,元旦春節(jié)是一年當(dāng)中的銷售黃金時間,在這之前開會勢必有多人缺席,加之節(jié)前會議場所很難預(yù)定,企業(yè)準(zhǔn)備匆忙,會議信息傳遞效果會大打折扣,影響了公司形象,但其優(yōu)點(diǎn)是激勵銷售商在節(jié)前沖一把量,支撐全年目標(biāo)。如果節(jié)后開會,與會各方時間都會很充裕,也便于對春節(jié)市場對比分析,缺點(diǎn)是事后總結(jié),于事無補(bǔ),錯過了節(jié)日市場前的動員。

地點(diǎn)選擇,視實(shí)力而定

▲選擇之一:公司總部所在地

    國內(nèi)很多大型民營企業(yè)如果總部條件較好,會選擇在公司總部所在地開會。這樣可以在會議期間安排參會人員到公司總部辦公樓、榮譽(yù)展廳、生產(chǎn)現(xiàn)場等地參觀,提升公司在經(jīng)銷商心目中的形象。另一個好處是會議本土作戰(zhàn),就近方便,易于組織。

▲選擇之二:優(yōu)秀經(jīng)銷商所在地

    選擇這種地點(diǎn)的好處是可以現(xiàn)場觀摩,學(xué)習(xí)交流,同時鼓舞當(dāng)?shù)亟?jīng)銷商。

▲選擇之三:風(fēng)景名勝點(diǎn)

    在旅游景點(diǎn)開會,閑暇之余可以欣賞祖國名山大川,人文景觀,陶冶情操,提高文化底蘊(yùn)。有的公司還組織出境旅游開會,公司要選擇有特色、較新奇的景點(diǎn),筆者曾聽一位經(jīng)銷商說,他因參加三個廠家的年終答謝會而一個月去了三次海南,免費(fèi)旅游變成了疲于奔命。這種形式的會議往往因為組織工作難度大、費(fèi)用高且因眾口難調(diào)而使好心辦成了壞事。

▲選擇之四:政府禮堂

    國內(nèi)一些民營企業(yè)特別喜歡在政府禮堂開會。究其原因,無外乎是顯示一下規(guī)格,擴(kuò)大影響面。

▲選擇之五:賓館酒樓

    這種地方純粹是把答謝會當(dāng)成了休閑放松會,一般來講,省去了很多的會務(wù)組織工作,但可能達(dá)不到會議的其他目標(biāo)。

 

參與者為何人

●經(jīng)銷商及全家

    根據(jù)會議性質(zhì),可以考慮邀請各區(qū)域優(yōu)秀經(jīng)銷商攜家屬一同前往答謝會,如在風(fēng)景名勝地開會等。一來可以融洽客情關(guān)系,二來可以促進(jìn)經(jīng)銷商家人對公司工作的支持。

●零售商及全家

    主要指有代表性的零售商,而非普通零售商,如重點(diǎn)超市客戶、對公司忠誠度較高的客戶等。

●政府職能部門

    邀請政府有關(guān)職能部門的領(lǐng)導(dǎo)出席答謝會主要是提供一個職能部門領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)高層人員、經(jīng)銷商的認(rèn)識與熟悉的機(jī)會,擴(kuò)大企業(yè)影響力。曾有一位經(jīng)銷商通過在年終答謝會上結(jié)識了某部門領(lǐng)導(dǎo)后,得到了該領(lǐng)導(dǎo)對其工作的大力支持。

●忠誠消費(fèi)者代表

    要限定這類代表的人數(shù)。邀請的目的主要是通過其現(xiàn)身說法,介紹使用本公司產(chǎn)品的經(jīng)歷,感染其他人,起到增強(qiáng)信心,鼓舞士氣的作用。

●優(yōu)秀基層員工代表及家屬

    可以利用開會期間對上一年度企業(yè)優(yōu)秀基層業(yè)務(wù)代表進(jìn)行表彰。這也是鼓舞員工士氣,增強(qiáng)員工及家屬對企業(yè)榮譽(yù)感的有效手段。

●行業(yè)專家

    邀請業(yè)內(nèi)專家對員工及經(jīng)銷商進(jìn)行培訓(xùn)充電,使之更好地投入到來年的工作中去。

●公司高層領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人

    作為企業(yè)一年一度的盛會,公司高層領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人當(dāng)然要參加,而且要做好在會議現(xiàn)場解答與會人員提出各種問題的準(zhǔn)備。

 

醉翁之意在哪?

▲議程之一:工作回顧,總結(jié)提高

    工作回顧主要包括:本年度公司大事;主要市場工作,含促銷、廣告、激勵政策、市場管理等,大致費(fèi)用投入支撐;銷量及銷售額;分市場、分品牌、分渠道產(chǎn)出指標(biāo)(市場占有率、與競爭對手及與自身比較的同比、環(huán)比市場增長率、市場貢獻(xiàn)率指標(biāo)、投入產(chǎn)出比、人均消費(fèi)量等);公司形象指標(biāo)如美譽(yù)度、偏好度、忠誠度等;市場人員管理,如人員投入、分公司或辦事處設(shè)點(diǎn)情況;市場客情管理,含經(jīng)銷商的選擇與管理、客戶檔案建立與完善、關(guān)系處理、危機(jī)處理等;市場規(guī)則管理,含區(qū)域劃分、渠道管理(政策);經(jīng)驗教訓(xùn),重大事件回顧,經(jīng)銷商"叛逃",地方法律法規(guī)的出臺等。

    在工作回顧時必須注意對數(shù)量的表述應(yīng)模糊處理,如銷售額過億的公司,只表達(dá)到千萬即可,便于公司保密;簡短,避免冗長,提綱挈領(lǐng)即可,以免與會人員產(chǎn)生厭煩情緒,要重點(diǎn)突出。

▲議程之二:經(jīng)驗交流,現(xiàn)身說法

    會議期間可選出優(yōu)秀區(qū)域市場進(jìn)行操作經(jīng)驗交流,交流項目包括如何處理外部關(guān)系、建立經(jīng)銷商忠誠度、專賣經(jīng)銷商心得體會、進(jìn)取型經(jīng)銷商成功之道、最新政策法規(guī)影響、優(yōu)秀零售商賣場管理和促銷的經(jīng)驗以及市場難題討論等。

▲議程之三:公布計劃,安定軍心

    這是年度會議較為敏感的話題,計劃公布關(guān)系到經(jīng)銷商未來最切身的利益,應(yīng)盡量提出普遍性計劃,避免細(xì)節(jié)性計劃,并強(qiáng)調(diào)公司支持力度,包括:下年度目標(biāo)、策略、手段、執(zhí)行、投入力度計劃等。計劃公布完后必須留出適當(dāng)時間供經(jīng)銷商討論,提出合理性意見,要注意時間不能太長,以免起到反作用。

▲議程之四:分組討論,頭腦風(fēng)暴

    對會上公布的計劃進(jìn)行分組討論,建議打破區(qū)域限制分組,要求會務(wù)人員做好記錄工作,及時將分組討論情況匯總上報,供公司高層參考。

▲議程之五:信息反饋,修訂計劃

    將計劃草案中反響最大,問題最集中的條款重新報公司,提出修訂計劃,并形成最終決議。

▲議程之六:培訓(xùn)學(xué)習(xí),不斷提高

    主要涵蓋企業(yè)文化理念、經(jīng)營策略、產(chǎn)品知識、政策法規(guī)方面的學(xué)習(xí)內(nèi)容,力求實(shí)用有效。

▲議程之七:獎勵兌現(xiàn),鼓舞士氣

    這是年終會的高潮,要注意以下幾個問題:

    ①公布時機(jī),會議結(jié)束前再公布,避免矛盾過早爆發(fā);

    ②公布原則,對眾所周知的獎勵,特別是特殊貢獻(xiàn)獎勵要大張旗鼓地宣傳,獎品最好在現(xiàn)場發(fā)放,對于特殊扶持的獎勵,則需會前溝通,會后再予以兌現(xiàn);

    ③兌現(xiàn)時機(jī)與方式,可獎勵印有企業(yè)LOGO的禮品,如時尚電腦、MP3、手機(jī)等,建議馬上兌現(xiàn),掀起現(xiàn)場高潮氣氛,如當(dāng)事人未到現(xiàn)場,則不需發(fā)放,以免造成差錯。應(yīng)避免直接以公司產(chǎn)品、現(xiàn)金等作為獎勵,防止事后影響公司整體產(chǎn)品價格體系。旅游是目前較為流行的獎勵方式,但應(yīng)避免旅游地撞車,在會后要立即組團(tuán),落實(shí)獎勵。

    會上除對過去成績的獎勵外,還應(yīng)提出下一年度的獎勵政策,包括新產(chǎn)品、新市場開發(fā)政策、廣告政策、費(fèi)用含量、讓利政策、終端政策、客戶獎勵政策、消費(fèi)者促銷政策等。

▲議程之八:明確條款,簽訂訂單

    會前必須做好調(diào)查工作,一方面需重新評價和選擇經(jīng)銷商,另一方面要與個別忠誠度較高且有實(shí)力的經(jīng)銷商協(xié)商,在會上象征地簽訂合同,該合同一般為常規(guī)合同,用來渲染氣氛、示范表率,帶動其他經(jīng)銷商。因為要討價還價,斟酌細(xì)節(jié)問題,其余經(jīng)銷商的訂單和合同在會議結(jié)束后立即簽訂。

▲議程之九:娛樂招待,犒勞答謝

    在會議期間或會議之后,可以組織一些輕松活潑、雅俗共賞的活動,如娛樂餐飲等,一些外企在此類項目中穿插了些團(tuán)隊游戲活動項目。還可以添些展示企業(yè)產(chǎn)品特色的娛樂項目,如某著名化妝品公司針對面膜產(chǎn)品推出了有獎問答,產(chǎn)品使用前后效果對比游戲等項目。

    另外,應(yīng)將企業(yè)形象展示始終貫穿于答謝會之中。例如,在會場布置時要突出主題,可采取新產(chǎn)品展示、VI包裝、下年度關(guān)鍵促銷語巨幅、彩色氣球懸掛等方式;在議程安排上應(yīng)突出答謝,強(qiáng)調(diào)與會人員的關(guān)注點(diǎn),要時間緊湊,為參會人員留下充分交流的時間,做到"大氣"而不失簡樸,緊湊而不失活潑;在與會人員的挑選上,出席人員規(guī)格、政府官員級別、重點(diǎn)客戶實(shí)力、專家水平、公司相關(guān)人員的級別、工作人員形象,制服(服飾)、精神面貌、服務(wù)水平、語言表達(dá)等都是要考慮的;在會議現(xiàn)場布置上,從戶外指示牌、橫幅、會議主題形象,會議代表牌、座位牌,會場背景、新產(chǎn)品POP、造型上都需要仔細(xì)推敲;從會議互動上,可以進(jìn)行新產(chǎn)品免費(fèi)試用、品嘗、贈送,組織會議SHOW,如產(chǎn)品形象表演、新廣告帶播放、客戶訪談案例實(shí)錄、優(yōu)秀終端展播等。筆者曾親見某形象代言人,在雪碧音樂會上手拿雪碧,邊舞邊唱。會議的時間要根據(jù)需要確定,省市以下級別的區(qū)域市場可召開一天半到兩天時間,全國市場會議可以在三天以內(nèi),一般國際企業(yè)比國內(nèi)企業(yè)的時間要短,包含旅游娛樂項目的會議時間可能會長一些。

 
 
2018年03月19日
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